Neue Einwanderungsbestimmungen wirken sich auf Arbeitgeber in Florida aus

Seit 1996 gibt es E-Verify, einen kostenlosen digitalen Einwanderungsüberprüfungsdienst, der Arbeitgebern dabei hilft, sicherzustellen, dass ihre eingestellten Arbeitskräfte zur Arbeit in den Vereinigten Staaten berechtigt sind. Während Florida die Anmeldung und Nutzung von E-Verify für öffentliche Arbeitgeber und private Arbeitgeber, die Verträge mit staatlichen oder lokalen Regierungen abgeschlossen haben (oder staatliche Fördermittel erhalten haben), zur Pflicht gemacht hat, war die allgemeine Nutzung von E-Verify durch Arbeitgeber in Florida ansonsten freiwillig. Am 10. Mai 2023 änderte sich das. Ab dem 1. Juli 2023 müssen private Arbeitgeber mit mindestens 25 Mitarbeitern in Florida nun E-Verify verwenden, um die Berechtigung ihrer Mitarbeiter zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu bestätigen. Wenn ein versicherter Arbeitgeber das E-Verify-System innerhalb von zwei Jahren dreimal nicht wie vorgeschrieben nutzt, sieht das Gesetz vor, dass der Arbeitgeber für jeden Tag der Nichteinhaltung mit einer obligatorischen Geldstrafe von 1.000 US-Dollar belegt wird. Das Gesetz schließt sogar die Einrede des Arbeitgebers aus, dass das E-Verify-System nicht verfügbar sei. Diese strengen Anforderungen und möglichen Strafen können die Einstellungspraktiken vieler Arbeitgeber in Florida erheblich beeinträchtigen.

Der Immigration Reform and Control Act von 19861 schreibt vor, dass alle Arbeitgeber in den USA (unabhängig von ihrer Größe) von eingestellten Personen das Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9) ausfüllen müssen, um die Identität der Person zu überprüfen und ihre Arbeitserlaubnis zu bestätigen Die Vereinigten Staaten. Der Arbeitgeber muss seinen Teil des Formulars I-9 am Tag der Einstellung ausfüllen, und die Arbeitnehmer müssen innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Tag der Beschäftigung Unterlagen ausfüllen und vorlegen, die ihre Identität und Arbeitserlaubnis bestätigen. Seit 1996 können Arbeitgeber das E-Verify-System nutzen, ein internetbasiertes System des US-Heimatschutzministeriums, um die Identität und Beschäftigungsberechtigung einer Person in den Vereinigten Staaten elektronisch zu bestätigen. Zwar gibt es Gesetze, die bestimmte Arbeitgeber an bestimmten Standorten und unter bestimmten Umständen dazu verpflichten, das E-Verify-System zu verwenden, es handelt sich jedoch nicht um ein allgemein verbindliches Instrument. Dennoch nutzen viele Arbeitgeber es freiwillig, weil die Regierung davon ausgeht, dass der Arbeitgeber bei der Verwendung des E-Verify-Systems in gutem Glauben nicht wissentlich einen nicht autorisierten Arbeitnehmer eingestellt hat.

Während einige Arbeitgeber in Florida verpflichtet sind, das E-Verify-System zu verwenden, ist dies bei den meisten Arbeitgebern in Florida nicht der Fall. Am 10. Mai 2023 unterzeichnete der Gouverneur von Florida, Ron DeSantis, Floridas Einwanderungsgesetz, Senate Bill 1718, und erlegte privaten und öffentlichen Arbeitgebern in Florida letztlich erhebliche Überprüfungs- und Aufzeichnungspflichten auf. Ab dem 1. Juli 2023 müssen private Arbeitgeber mit mindestens 25 Mitarbeitern in Florida das E-Verify-System verwenden, um die Beschäftigungsberechtigung jedes neuen Mitarbeiters innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers zu überprüfen.2 Diese Anforderung gilt für jeden eingestellten Arbeitnehmer am oder nach dem 1. Juli 2023. Versicherte Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, Aufzeichnungen über die für alle neu eingestellten Mitarbeiter erstellten Unterlagen und Nachweise mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Darüber hinaus ist es Arbeitgebern untersagt, eine Person weiter zu beschäftigen, wenn sie erfahren, dass der Arbeitnehmer nicht berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Nach dem neuen Gesetz vermittelt die Nutzung des E-Verify-Systems den Arbeitgebern die widerlegbare Vermutung, dass sie nicht wissentlich einen nicht autorisierten Arbeitnehmer beschäftigen. Versicherte Arbeitgeber sind nicht von der Nutzung des E-Verify-Systems befreit, wenn das System wegen Wartungsarbeiten ausfällt oder während des dreitägigen Compliance-Fensters aus anderen Gründen nicht verfügbar ist. Wenn das E-Verify-System nicht verfügbar ist, müssen versicherte Arbeitgeber stattdessen das Formular I-9 verwenden, um die Beschäftigungsberechtigung eines neuen Mitarbeiters zu überprüfen und zu dokumentieren, dass das E-Verify-System nicht verfügbar ist, indem sie für jeden Tag, an dem das System nicht verfügbar ist, einen Screenshot anfertigen oder einen Screenshot davon speichern öffentliche Bekanntmachung über die Nichtverfügbarkeit des Systems. Arbeitgeber müssen außerdem bescheinigen, dass sie das E-Verify-System verwendet haben, wenn sie Beiträge oder Rückerstattungen an das Arbeitslosensystem Floridas leisten.

Versicherte Arbeitgeber müssen auf Anfrage des Florida Department of Law Enforcement, des Generalstaatsanwalts, des Department of Economic Opportunity (DEO), des landesweiten Staatsanwalts oder des Staatsanwalts des Bezirks, in dem sie arbeiten, Kopien von Dokumenten vorlegen, die die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung belegen neu eingestellter Mitarbeiter arbeitet. Wenn das DEO ab dem 1. Juli 2024 feststellt, dass ein abgedeckter Arbeitgeber die Beschäftigungsberechtigung seiner neuen Mitarbeiter nicht mithilfe des E-Verify-Systems überprüft hat, muss das DEO den Arbeitgeber über die Nichteinhaltung informieren. Der benachrichtigte Arbeitgeber hat dann 30 Tage Zeit, die Nichteinhaltung zu beheben. Wenn das DEO feststellt, dass ein Arbeitgeber das E-Verify-System dreimal in einem Zeitraum von 24 Monaten nicht genutzt hat, wird dem Arbeitgeber eine Geldstrafe von 1.000 US-Dollar pro Tag auferlegt, bis die Nichteinhaltung behoben ist.

Während sich Arbeitgeber in Florida mit diesen neuen Überprüfungs- und Aufzeichnungsanforderungen auseinandersetzen, kann die K&L Gates-Praxisgruppe für Arbeit, Beschäftigung und Arbeitssicherheit bei allen Aspekten der Vorbereitung und Aufrechterhaltung der Einhaltung des neuen Gesetzes behilflich sein.

1 8 CFR § 274a.2 (2023).

2 Fla. SB 1718 (2023).

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